Muitos escritórios investem em anúncios, publicam nas redes sociais, mantêm um site e recebem indicações. Mas, quando alguém pergunta de onde vieram os clientes do último mês, a resposta costuma ser um palpite. Sem saber a origem de cada contato, fica difícil decidir o que manter, o que ajustar e o que deixar de lado.
Por que isso importa tanto
Cada canal de comunicação tem um custo, seja em dinheiro, seja em tempo da equipe. Saber de onde vêm os contatos ajuda a responder a perguntas como:
- O anúncio no Google está trazendo contatos que viram clientes ou só curiosos?
- O Instagram gera conversas ou apenas curtidas?
- As indicações ainda são a principal fonte de novos casos?
- Alguma área do Direito atrai mais contatos por um canal específico?
Sem esses dados, as decisões ficam baseadas em impressão. E impressão costuma enganar: o canal que parece mais movimentado nem sempre é o que traz os melhores clientes.
Não dá para melhorar o que não se mede. E medir, aqui, começa com uma pergunta simples feita a cada contato.
O jeito mais simples: perguntar
Antes de pensar em sistemas e ferramentas, existe um passo básico: perguntar à pessoa como ela conheceu o escritório. Pode ser na primeira mensagem, de forma natural:
"Para nos ajudar a melhorar o atendimento, como você chegou até nós?"
As respostas mais comuns costumam ser:
- Pesquisa no Google
- Instagram ou Facebook
- Indicação de alguém (vale anotar quem)
- Site do escritório
- Evento, palestra ou podcast
- Já conhecia o(a) advogado(a)
Uma planilha já resolve muito
Não é preciso começar com um sistema sofisticado. Uma planilha bem organizada, atualizada todos os dias, já dá uma visão bastante clara. Algumas colunas úteis:
- Data do contato
- Nome (ou um código, se preferir preservar a identificação)
- Origem (Google, Instagram, indicação etc.)
- Área do Direito relacionada à dúvida
- Situação (em conversa, reunião marcada, contratou, não seguiu)
- Observações que ajudem a entender o caso
O mais importante é ter uma única pessoa ou rotina responsável por preencher. Planilha que cada um preenche de um jeito vira bagunça rápido.
Lembre-se de guardar essa planilha em um local protegido, com acesso restrito, já que ela reúne dados pessoais de quem procurou o escritório.
Use os recursos das próprias plataformas
Além de perguntar, algumas ferramentas ajudam a identificar a origem de forma mais precisa:
- Links com identificação: é possível criar links diferentes para o WhatsApp em cada canal, com uma mensagem inicial que já indica de onde a pessoa veio.
- Relatórios do Google Ads e do Meta: mostram quantos cliques e conversas cada campanha gerou.
- Etiquetas no WhatsApp Business: permitem marcar cada conversa conforme a origem e a situação.
- Ferramentas de análise do site: mostram de onde vêm as visitas.
O ideal é cruzar essas informações com a planilha. A plataforma mostra quantos contatos chegaram; a planilha mostra quantos viraram clientes.
Olhe os números com calma
Com algumas semanas de anotações, já dá para começar a enxergar padrões. Uma vez por mês, reserve um tempo para olhar:
- Quantos contatos chegaram por cada canal.
- Quantos viraram reunião.
- Quantos viraram contrato.
- Quais áreas aparecem mais em cada canal.
Às vezes, um canal traz poucos contatos, mas quase todos viram clientes. Outro traz muitos, mas a maioria não tem perfil. Essas diferenças só aparecem quando há registro.
Erros comuns
- Anotar só os contatos que viraram clientes e esquecer os demais.
- Deixar a origem em branco "porque não deu tempo de perguntar".
- Confiar apenas no relatório da plataforma de anúncios, sem acompanhar o que acontece depois do clique.
- Mudar o jeito de anotar a cada mês, o que impede comparações.
Por onde começar
Escolha hoje uma pergunta padrão sobre a origem do contato e uma planilha simples para registrar as respostas. Combine com a equipe quem preenche e quando. Em pouco tempo, você terá dados reais para orientar as próximas decisões.
Na Vérta, acompanhamos esses números junto com os escritórios para ajustar as campanhas com base no que realmente vira cliente. Simule a sua proposta e veja como esse acompanhamento funciona na sua área.
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