Muitos escritórios investem em anúncios, recebem contatos e, mesmo assim, fecham poucos contratos. Em boa parte dos casos, o problema não está na campanha, mas no caminho entre a primeira mensagem e a contratação. Organizar esse caminho é uma das formas mais simples de aproveitar melhor cada contato.
Pense em etapas
O atendimento fica mais fácil de gerenciar quando é dividido em etapas claras. Um modelo simples:
- Primeiro contato: a pessoa mandou mensagem, ligou ou preencheu um formulário.
- Triagem: o escritório entende o assunto e verifica se é um caso que pode atender.
- Consulta ou reunião: a conversa com o(a) advogado(a) para analisar o caso.
- Proposta: o escritório apresenta a forma de trabalho e os honorários.
- Decisão: a pessoa contrata, pede mais tempo ou desiste.
Cada contato está sempre em alguma dessas etapas. Saber onde ele está é o que permite agir no momento certo.
Etapa 1: o primeiro contato
A rapidez faz muita diferença aqui. Quem procura um(a) advogado(a) costuma falar com mais de um escritório ao mesmo tempo.
- Defina quem responde às mensagens e em quais horários.
- Tenha uma mensagem inicial padrão, cordial e curta, que se apresente e peça as primeiras informações.
- Configure uma resposta automática para fora do horário, dizendo quando o escritório vai retornar.
Etapa 2: a triagem
Antes de marcar uma reunião, vale entender se o caso tem a ver com o escritório. Algumas perguntas básicas ajudam:
- Qual é o assunto?
- Em qual cidade a pessoa está?
- Quando a situação aconteceu?
- Já existe processo em andamento?
A triagem não é uma consulta gratuita pelo WhatsApp. O objetivo é entender se faz sentido seguir para uma conversa com o(a) advogado(a).
Quem estiver fora do perfil merece uma resposta educada, explicando que o escritório não atua naquele tema.
Etapa 3: a consulta
É o momento em que a pessoa conhece o(a) advogado(a) de fato. Alguns cuidados:
- Confirme a reunião na véspera ou no mesmo dia, por mensagem.
- Peça os documentos com antecedência, quando fizer sentido.
- Explique com clareza os caminhos possíveis, sem prometer resultado.
- Deixe claro qual é o próximo passo ao final da conversa.
Etapa 4: a proposta
A proposta deve ser clara, por escrito, e explicar o que está incluído no trabalho. Os honorários devem respeitar as regras da OAB e as orientações da tabela da sua seccional. A forma de apresentar também conta: uma proposta organizada transmite seriedade.
Etapa 5: a decisão e o acompanhamento
Muitos contratos se perdem aqui por falta de retorno. A pessoa pediu um tempo para pensar e ninguém voltou a falar com ela.
- Combine uma data para o retorno.
- Faça um contato de acompanhamento respeitoso, sem insistência.
- Registre o motivo quando a pessoa decidir não contratar. Isso ajuda a melhorar o processo.
O acompanhamento deve ser cordial e pontual. Mensagens repetidas e pressão para fechar não combinam com a ética da advocacia nem com a imagem que o escritório quer passar.
Como registrar tudo
Não precisa de sistema caro para começar. Algumas opções:
- Uma planilha com colunas para nome, data, origem do contato, assunto, etapa e resultado.
- Etiquetas no WhatsApp Business, separando contatos por etapa.
- Um quadro com colunas, físico ou digital, em que cada contato avança de uma coluna para a outra.
- Um sistema de CRM, quando o volume crescer.
O importante é que todos da equipe usem o mesmo método e atualizem com frequência.
O que medir
Com o atendimento organizado, fica possível acompanhar:
- Quantos contatos chegaram e de onde vieram.
- Quantos passaram pela triagem.
- Quantos foram para consulta.
- Quantos receberam proposta.
- Quantos contrataram.
Onde o número cai mais é onde está a maior oportunidade de melhoria.
Por onde começar
Escolha as etapas que fazem sentido para o seu escritório, monte uma planilha simples e registre todos os contatos do próximo mês. No fim do período, olhe para os números e veja em qual etapa os contatos mais se perdem.
Na Vérta, acompanhamos os contatos das campanhas junto com o escritório, para que anúncio e atendimento trabalhem juntos. Simule a sua proposta e veja como isso funciona.
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